Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem towaru bądź wykonaniem usługi sprzedający trzyma od kontrahenta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, iż płatnicy VAT przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi dostają od klientów część, a rzadko całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Zgodnie art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej następnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych produktów, stawki podatku, kwoty podatku i wartość brutto zamówienia lub umowy a również daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto.
Jeśli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu czy wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Często też zdarza się, że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru bądź usługi, sprzedawca po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.